Transferência e Remoção do Acervo das Serventias

De acordo com a Lei nº 6.015/1973, relativa aos Registros Públicos:

Art. 24. Os oficiais devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservação.
[…]

Art. 26. Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente.

 

Pois bem. Em se tratando de reorganização das serventias, como no caso de desmembramento ou desdobramento, ou mesmo na vacância ou início de exercício de um novo titular, pode ser necessária a remoção ou transferência de acervo.

No Estado de São Paulo, por exemplo, a desacumulação tem ocorrido – em decorrência do Provimento CSM 747/2000 – na vacância de serventias que continuaram a praticar atos de determinada especialidade, como Tabeliães de Notas com função de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica ou de Registro Civil das Pessoas Naturais; e Oficiais de Registro de Imóveis com função de Tabelião de Notas ou de Tabelião de Protesto de Letras e Títulos.

Cabe observar que em decorrência do julgamento da ADI 2415, pelo Supremo Tribunal Federal, cuja sessão integral em vídeo está disponível na internet, ficaram prejudicadas as extinções de delegações previstas no Provimento CSM 747/2000, como, aliás, já decidiu a Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo, ao apreciar o Processo CG nº 2012/1646.

Quanto à desacumulação de especialidades anteriormente prevista e cuja implantação depende da vacância da delegação, tem-se aplicado – corretamente – o entendimento de que a função (e acervo respectivo) deve ser transferida à outra delegação, especialmente tendo em vista o direito do titular aprovado em concurso de iniciar a atribuição para a qual foi aprovado, respeitando-se dessa forma a decisão do STF. Foi o que decidiu a Corregedoria Geral da Justiça do Estado, por exemplo, no Processo n° 2001/540, quanto à atribuição de Protesto de Letras e Títulos, e no Processo CG nº 2012/00139903, relativo ao Registro Civil das Pessoas Naturais.

Por fim, um novo delegado, interventor ou responsável pelo expediente, ao assumir a responsabilidade pela conservação do acervo, pode entender razoável sua remoção para outro imóvel e a utilização de novos móveis e equipamentos.

Nessas situações, aplicam-se as diretrizes fixadas no Parecer 67/2001 da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo, aprovado em caráter normativo, quanto à aplicação do Provimento CSM 747/2000, no qual se definiu que:

b) Só é possível realizar a acumulação de uma delegação quando ela se encontrar vaga, permanecendo, caso prevista a futura extinção da delegação, seu titular no caso das funções outorgadas até que ocorra uma das causas de vacância (aposentadoria, morte, renúncia ou imposição de pena de perda de delegação);

[…]

d) Quando houver sido prevista a transferência de acervos e a assunção de novas atividades, cabe, ao MM. Juiz Corregedor Permanente, estabelecer, dentro do curso do prazo de quarenta e cinco dias estabelecido, o qual terminará em 2 de março de 2001, a melhor data para sua realização;

e) Quando da transferência de acervos, os responsáveis pelo expediente vago terão sua designação automaticamente cessada, dada a extinção da unidade do serviço extrajudicial, devendo encaminhar, ao MM. Juiz Corregedor Permanente, um termo de inventário, o qual permanecerá arquivado pela autoridade local;

[…]

h) Caso não haja disposição expressa em contrário, a remoção dos acervos deve ser realizada sempre para a delegação de menor numeração ordinal (para o 1º Oficial ou para o 1º Tabelião), abarcando, no caso de protesto de letras e títulos, também os títulos em trâmite.

 

Outro aspecto relevante na remoção e transferência de acervos é a abrangência dos meios digitais. Ou seja, o novo titular tem o direito de exigir a transferência da base de dados da serventia, tendo em vista a continuidade na prestação do serviço público. Como bem afirmou o magistrado Vicente de Abreu Amadei no Parecer nº 51/2006-E:

a garantia de integral transferência do acervo compreende os meios físicos e/ou digitais utilizados para a escrituração dos atos, bem como aqueles necessários ao seguro e eficaz funcionamento dinâmico do serviço delegado”.